martes, 30 de noviembre de 2010

Libros y cálculo del I.V.A. en Venezuela

Definición:

Es un programa computarizado que permite la elaboración, en forma sencilla, de los libros de Compras y de Ventas, requeridos por la Ley de Impuesto al Valor Agregado en Venezuela, a la vez que emite un resumen que facilitará la declaración del I.V.A. por Internet, ya que dicho resumen muestra las cifras tal como se introducirán en el portal del SENIAT, al momento de hacer la declaración mensual.

Este programa computarizado ha sido desarrollado en Excel 2007, por lo tanto, no se podrá ejecutar en versiones anteriores, es totalmente automático y con sólo hacer “clic” en las opciones del menú, que claramente describen lo que hacen, se abrirán ventanas para introducir datos sencillos o presentará los libros y el resumen para su correspondiente impresión en papel normal.

Para instalar el programa en el disco duro de la computadora, se deberá crear una carpeta con el nombre “Libros IVA” o simplemente “IVA” y dentro de esa carpeta, se recomienda crear una carpeta por año, ej. “Año 2009” o “Año 2010” y en cada año, se creará un archivo con la identificación de cada mes, ej. “Mes 01”, “Mes 02”, “Mes 03” etc., de esa manera, en la carpeta de cada año aparecerán los meses en forma ordenada, para futuras consultas.

ABRIR EL PROGRAMA

Al abrir el programa, lo cual se hará entrando a la carpeta de un año y haciendo “clic” una o dos veces, en cualquier mes, aparecerá una “Advertencia de seguridad” que indica que los macros se han deshabilitado, para habilitarlos haga “clic” en el recuadro Opciones… luego en la sección “Habilitar este contenido”, de esta manera, el programa estará listo para ser utilizado. (Ver figuras 1 y 2)


Figura 1














Figura 2


Estas instrucciones permitirán que las funciones automáticas de navegación del programa estén habilitadas, de lo contrario no funcionará adecuadamente.
MENÚ PRINCIPAL

Al entrar al programa, lo primero que aparecerá es el Menú principal, el cual consta de nueve opciones de trabajo, que se activan haciendo “clic” sobre el nombre de cada una de ellas. (Ver figura 3)

Figura 3

NOMBRE DE CLIENTES Y DE PROVEEDORES

El sistema permite introducir los nombres de clientes y proveedores, con los que se tiene relación con alguna frecuencia, para evitar copiar los nombres y números de R.I.F. cada vez que se registra una factura de ventas o de compras pertenecientes a los clientes y proveedores registrados. (Ver figuras 4 y 5)

Figura 4

Figura 5
 SALDOS DEL MES ANTERIOR Y ALICUOTAS

Esta opción permite introducir los saldos del mes anterior correspondientes a “Excedente Crédito Fiscal Mes Anterior” y “Retenciones Acumuladas por Descontar” si los hubiere; es importante tener en cuenta el introducir esos datos o borrar la información que aparezca en estos campos, si no hay saldos pendientes, de lo contrario, el cálculo quedará equivocado. (Ver figura 6)

En cuanto a las alícuotas, estas aparecerán por defecto en la ventana, sólo deberán ser cambiadas en caso de que el gobierno las modifique, para lo cual bastará colocarse en el campo que se desea modificar y luego escribir la nueva alícuota.

Figura 6

INTRODUCIR VENTAS

En esta ventana se introducen todas las facturas de ventas del mes, llenando sólo las celdas blancas. En aquellas celdas donde aparezca el símbolo de un triangulo señalando hacia abajo, al hacer “clic” sobre él aparecerá una lista desplegable, de la cual se elegirá el dato que se adapte al registro que estamos introduciendo, tal es el caso de “Documento, Tipo”, “Cliente” e I.V.A., Tipo”.  Algunas celdas talos como: “N° CONTROL” e “I.V.A. Retenido por Clientes” pueden quedar en blanco, si no hay datos para esos campos. (Ver figura 7)

Figura 7
Si el cliente de una factura que se registra, no fue introducido en la ventana “Nombre de Clientes”  se deberá hacer “clic” en el espacio pequeño entre la marca roja y el estremo izquierdo de la celda  para luego escribir el nombre del cliente, seguidamente se debe hacer “clic” en la celda “R.I.F.” para escribir dicho número, este procedimiento es sólo para los clientes no frecuentes. 

Figura 7 (Continuación)

INTRODUCIR COMPRAS

La introducción de las compras sigue una dinámica similar a la introducción de las ventas, sólo basta con introducir los datos según el requerimiento del encabezado de cada columna, llenando únicamente las celdas blancas. (Ver figura 8)

Figura 8
 
Figura 9

 Esta y todas las ventanas del programa, tienen en la parte superior derecha o en la parte inferior, una serie de botones que permiten ir de una ventana a otra, sin tener que pasar por el menú principal.  (Ver figura 9) 

CAMBIO DE FECHA
Esta ventana sirve para introducir la fecha que aparecerá en los reportes, en la misma se escribe el último día del mes que se va a trabajar, si no se escribe esta fecha, en los reportes aparecerá el signo #N/A donde debe ir la fecha. (Ver figura 10)

LIBROS Y RESUMEN
Al introducir los datos en la forma anteriormente descrita, se podrán ver e imprimir los libros de ventas y de compras, así como también, el resumen del cálculo del I.V.A., para lo cual bastará con hacer “clic” en el Menú Principal sobre el nombre del libro o resumen que se desee ver o imprimir.
IMPRIMIR LIBROS O RESUMEN 
Después de entrar a un libro o el resumen, se deberá hacer “clic” en el símbolo de Microsoft Excel que está en el extremo superior izquierdo para que aparezca un submenú donde deberá hacer “clic” en Restaurar.  (Ver figura 11)

Figura 11

Seguidamente se hará “clic” en el globo de Excel 2007 para que aparezca otro submenú, donde se deberá hacer “clic” en Imprimir.  Lo que resta es seguir las instrucciones conocidas de Excel para imprimir.   (Ver figuras 12 y 13) 
Figura 12 (Globo de Excel 2007)


Figura 13
Con este mismo procedimiento se podrá guardar la información procesada, pero utilizando el comando Guardar, podrá guardar los datos del mes que esté trabajando, y con Guardar como, podrá crear un nuevo archivo con el nombre de un nuevo mes.  En el nuevo mes se deberá utilizar el botón Borrar Datos en las ventanas Introducir Ventas e Introducir Compras, para dejar las mismas listas para introducir nuevos datos, de igual manera, en la sección Saldos del mes anterior, se deberán borrar o cambiar los datos, para que los cálculos sean correctos.

Si desea información del precio y como adquirir este programa, por favor solicítelo por el correo electrónico: aplicacionesamigables@gmail.com


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